1. Status, reikwijdte en verantwoordelijkheden
Deze technische en organisatorische maatregelen (TOMs) vormen Bijlage II bij de Verwerkersovereenkomst van Amerged B.V., Op de Smelen 1, 5863 BN Blitterswijck, Nederland, KvK-nummer 42154221, btw-nummer NL869953308B01. Zij bepalen de minimumwaarborgen die Amerged moet onderhouden voor diensten en Persoonsgegevens van de Klant binnen haar beheer. Zij worden contractuele verplichtingen zodra zij in een aanvaarde Overeenkomst zijn opgenomen; dit document is geen onafhankelijk auditrapport of verklaring dat Amerged gecertificeerd is.
De maatregelen worden evenredig toegepast op de verwerkingsrisico's en de grens van de beheerde dienst. De opdracht vermeldt door de Klant beheerde onderdelen en aanvullende eisen. Een klantbeheerd onderdeel neemt de verantwoordelijkheid van Amerged voor eigen verwerking niet weg. De Nederlandse tekst is bepalend; de Engelse en Duitse teksten zijn vertalingen. Maatregelen mogen worden verbeterd of vervangen, maar de totale contractuele bescherming mag niet verminderen.
2. Beheer en vertrouwelijke omgang
Amerged wijst verantwoordelijkheden toe voor dienstbeveiliging, privacycoördinatie en incidentafhandeling. Zij houdt een proportioneel overzicht bij van relevante systemen, gegevensstromen, aanbieders en beheertaken. Personeel met toegang wordt tot geheimhouding verplicht en ontvangt bij indiensttreding en ten minste jaarlijks gedocumenteerde instructies over gegevensbescherming, veilig gebruik, phishing, verdachte activiteiten en incidentescalatie.
Wijzigingen aan diensten die persoonsgegevens betreffen worden vóór ingebruikname beoordeeld op beveiligings- en privacygevolgen. Verwerking met een hoog risico en aanvullende waarborgen worden vóór activering behandeld. Amerged beoordeelt de geschiktheid van deze maatregelen ten minste jaarlijks en na materiële dienstwijzigingen of belangrijke incidenten. Beoordelingen en benodigde correcties worden vastgelegd. Externe certificering of een externe audit is alleen verplicht indien afzonderlijk overeengekomen of wettelijk vereist.
3. Fysieke beveiliging en werkomgeving
Voor infrastructuur in eigen beheer beperkt Amerged fysieke toegang tot bevoegde personen en beschermt zij apparatuur tegen verlies en onbevoegd gebruik. Voor gehoste infrastructuur kiest zij aanbieders met gecontroleerde toegang tot gebouwen en serverruimten, bezoekersregistratie of begeleiding, passende brand- en omgevingsbescherming en stroomvoorzieningsmaatregelen. Amerged beoordeelt relevante contractinformatie en waarborgen; dit zijn eisen aan infrastructuuraanbieders en geen verklaring dat Amerged zelf een datacenter exploiteert.
Apparaten voor beheerstoegang gebruiken ondersteunde besturingssystemen, beveiligingsupdates, schermvergrendeling en apparaatversleuteling wanneer daarop Persoonsgegevens van de Klant of toegangsgegevens staan. Personeel vermijdt kopiëren naar onbeheerde privéapparaten. Noodzakelijke papieren stukken worden afgeschermd en veilig vernietigd wanneer zij niet meer nodig zijn. Werken op afstand gebeurt via beveiligde apparaten en versleutelde verbindingen.
4. Identiteit en toegangsbeheer
Amerged gebruikt individuele accounts waar ondersteund en kent toegang toe op basis van rollen en het beginsel van minimale rechten. Gedeelde toegangsgegevens worden vermeden; technisch noodzakelijke serviceaccounts krijgen een bepaald doel, gecontroleerde toegang en een verantwoordelijke eigenaar. Beheerstoegang gebruikt multifactorauthenticatie waar ondersteund. Ontbreekt die mogelijkheid, dan wordt toegang beperkt door compenserende maatregelen, zoals een beschermde beheergateway, sleutelgebaseerde authenticatie en netwerkbeperkingen.
Toegang vereist autorisatie, wordt periodiek beoordeeld en wordt onverwijld ingetrokken bij vertrek of functiewijziging. Toekenning, wijziging en intrekking van relevante rechten zijn herleidbaar. Verhoogde rechten blijven beperkt tot noodzakelijke taken. Wachtwoorden voldoen aan passende sterkte-eisen; herhaalde mislukte aanmeldingen leiden tot een passende snelheidsbeperking of tijdelijke blokkering. Wachtwoorden en sleutels worden tegen openbaarmaking beschermd; applicatiewachtwoorden in beheer van Amerged worden met geschikte eenrichtingshashing opgeslagen. Vermoedelijk gecompromitteerde toegangsgegevens worden onverwijld ingetrokken of vervangen.
5. Transport, opslag en geheimen
Amerged beschermt persoonsgegevens tijdens transport over openbare netwerken met actuele ondersteunde TLS-configuraties of gelijkwaardige versleutelde kanalen. Verbindingen tussen beschermende edgevoorzieningen en de applicatiebron worden eveneens versleuteld met certificaatvalidatie. Beheerverbindingen gebruiken versleutelde protocollen; onbeveiligd beheer op afstand wordt niet ingeschakeld.
Opgeslagen klantinhoud en back-ups die onderdeel zijn van de beheerde dienst worden versleuteld met gangbare cryptografische mechanismen die passen bij de opslaglaag. Sleutels en geheimen worden gescheiden van publiek toegankelijke inhoud en broncodeopslag beheerd, met toegang voor uitsluitend noodzakelijke systemen en beheerders. Geheimen worden niet in gewone logs opgenomen. Back-up, vervanging en intrekking van sleutels worden afgestemd op risico en dienstvereisten. Versleuteling vervangt toegangsbeheer of rechtmatige doorgiftewaarborgen niet.
6. Scheiding, minimalisatie en applicatiebeveiliging
Klantgegevens worden logisch gescheiden met autorisatiegrenzen passend bij de dienst. Productie en ontwikkeling worden gescheiden; productiepersoonsgegevens worden niet zonder gedocumenteerde noodzaak en passende beperkingen naar tests gekopieerd. Testgegevens zijn bij voorkeur synthetisch of geanonimiseerd.
Amerged beperkt verzameling en bewaring tot wat de geïnstrueerde dienst vereist en gebruikt pseudonimisering wanneer dit bij het doel past en technisch geschikt is. Interfaces valideren relevante invoer en controleren bevoegdheid voordat klantgegevens worden verstrekt of gewijzigd. Openbare bronnen tonen alleen bedoelde informatie. Tijdelijke exports en diagnostische kopieën zijn afgeschermd en worden na hun doel verwijderd. Door de Klant gekozen integraties ontvangen uitsluitend inhoud die de toegestane workflow vereist.
7. Netwerkbeveiliging en kwetsbaarheden
Kernhosting wordt volgens de overeengekomen implementatiespecificatie ingericht op Contabo-infrastructuur in München. Internettoegankelijke diensten worden door Cloudflare beschermd; haar edgeverwerking wordt niet als uitsluitend Europees voorgesteld. Beheereindpunten worden beperkt toegankelijk gemaakt. Firewall- en dienstconfiguraties beperken netwerktoegang tot noodzakelijke functies.
Amerged houdt een overzicht van relevante software bij en past ondersteunde beveiligingsupdates toe. Kwetsbaarheden worden beoordeeld en geprioriteerd volgens ernst, blootstelling, aanwijzingen voor misbruik en bedrijfsimpact. Urgente risico's worden onverwijld beperkt, zo nodig door tijdelijke maatregelen als direct patchen onmogelijk is. Materiële updates krijgen proportionele controles en een herstel- of terugdraaimogelijkheid. Er geldt geen universele patchtermijn of garantie dat alle kwetsbaarheden kunnen worden voorkomen.
8. Logging en detectie
Amerged houdt proportionele registraties bij van belangrijke beheerhandelingen, authenticatiegebeurtenissen, operationele fouten en relevante beveiligingsgebeurtenissen waar de dienst dit ondersteunt. Logs ondersteunen onderzoek zonder onnodig klantinhoud, toegangsgegevens of volledige prompts op te nemen. Logtoegang wordt beperkt en de integriteit wordt beschermd tegen onbevoegde wijziging.
Relevante waarschuwingen en afwijkende activiteiten worden beoordeeld overeenkomstig het dienstrisico en de operationele afspraken. Gewone beveiligings- en operationele logs worden maximaal 180 dagen na aanmaak bewaard. Eerdere verwijderplichten na beëindiging en kortere afspraken gaan waar toepasselijk voor. Langere bewaring vereist een gedocumenteerde rechtsgrond of een specifiek gerechtvaardigd incidentdoel, beperkte toegang en periodieke beoordeling; zij is geen standaard.
9. Back-ups, beschikbaarheid en herstel
Voor beheerde duurzame klantgegevens maakt Amerged ten minste dagelijks back-ups, tenzij de opdracht een andere, voor de dienst passende frequentie bepaalt. Back-ups worden versleuteld, afgeschermd en voldoende van primaire gegevens gescheiden om het risico van één operationele storing te beperken. Locatie en bewaartermijn worden vastgelegd; geografische scheiding mag geen niet-toegestane doorgifte veroorzaken.
Amerged onderhoudt herstelinstructies en test herstel ten minste jaarlijks en na materiële wijzigingen die herstelbaarheid beïnvloeden. Resultaten en benodigde verbeteringen worden vastgelegd. Back-upfouten worden naar impact onderzocht en verholpen. Deze verplichtingen bepalen geen vast herstelpunt, vaste hersteltijd, ononderbroken beschikbaarheid of servicetegoeden; daarvoor is een uitdrukkelijke SLA nodig. De Klant meldt kritieke hersteleisen vóór contractsluiting.
10. Incidenten en continuïteit
Amerged onderhoudt een procedure om beveiligingsincidenten te herkennen, escaleren, beperken, onderzoeken en verhelpen. Relevant bewijsmateriaal en wezenlijke besluiten worden vastgelegd. Een inbreuk die Persoonsgegevens van de Klant raakt wordt na kennisname zonder onredelijke vertraging gemeld, met als operationeel doel een eerste melding binnen 48 uur. Dit doel rechtvaardigt nooit uitstel van een eerder mogelijke melding.
Informatie kan tijdens onderzoek worden aangevuld. Amerged werkt mee aan rechtmatige respons- en meldingsactiviteiten van de Klant, evalueert belangrijke incidenten en verhelpt gevonden zwaktes. Continuïteitsafspraken omvatten toegang tot essentiële herstelinformatie en verantwoordelijke contactpersonen. Communicatie verloopt via de contractuele contactpersoon van de Klant. Klanten kunnen Amerged via het contactformulier bereiken; gevoelige details worden via een afgesproken veilig kanaal uitgewisseld. Post kan als alternatief naar het adres in artikel 1 onder vermelding van “Gegevensbescherming”.
11. Aanbieders en optionele AI-verwerking
Amerged beoordeelt ingeschakelde verwerkers, sluit passende verwerkersovereenkomsten en onderhoudt de Lijst van subverwerkers. Waarborgen van aanbieders worden ten minste jaarlijks en na materiële wijzigingen beoordeeld met proportionele documentatie of andere geschikte controles. Hostingwaarborgen worden samen met eigen applicatie- en operationele maatregelen beoordeeld. Waarborgen van aanbieders worden niet voorgesteld als certificering van Amerged zelf.
Voor uitdrukkelijk bestelde AI-diensten gebruikt Amerged AI Act-conforme modellen via Orq.ai op in de EU gehoste infrastructuur, met inferentie binnen de EU. Vóór activering controleert en documenteert zij de eisen voor het gekozen model, de aanbieder, de rol van Amerged en de overeengekomen toepassing, waaronder relevante aanbiederinformatie en vereiste transparantie, toezicht of gebruiksbeperkingen. Deze verplichting geldt voor de voor de bestelde dienst goedgekeurde modellen en niet voor ieder model in de catalogus van Orq.ai. Amerged configureert en documenteert EU-eindpunten en EU-terugvalroutes, minimaliseert verstuurde inhoud en beperkt registratie van prompts en antwoorden. Bewaring, toegang door modelaanbieders en verdere aanbieders worden vóór activering beoordeeld. Persoonsgegevens van de Klant worden niet gebruikt voor training van modellen voor algemene doeleinden. Materiële model- of toepassingswijzigingen leiden tot een nieuwe beoordeling. Afwijking van de overeengekomen EU-inferentie vereist een uitdrukkelijke wijziging van de toepasselijke opdracht die beide partijen aanvaarden; een gewone verwerkingsinstructie alleen volstaat niet. Afzonderlijk toegestane doorgiften voor ondersteuning of telemetrie blijven onderworpen aan de toepasselijke doorgiftewaarborgen en staan geen inferentie buiten de EU toe.
12. Bewaring, wissen en bewijs
Amerged onderhoudt procedures voor teruggave en veilige verwijdering. Tenzij eerder wissen wordt geïnstrueerd, heeft de Klant na het einde van de diensten 30 dagen voor export. Actieve klantgegevens worden binnen de volgende 30 dagen verwijderd, uiterlijk op dag 60. Back-upkopieën vervallen binnen 90 dagen na actieve verwijdering en uiterlijk op dag 150 na het einde van de dienst. Restkopieën blijven beperkt tot herstel of beveiliging; verwijderinstructies worden na herstel opnieuw toegepast.
Wettelijk vereiste bewaring wordt beperkt, gedocumenteerd en afgescheiden. Stukken voor eigen rechtsvorderingen vereisen een afzonderlijke rechtmatige grondslag en rechtvaardigen geen algemene bewaring van klantinhoud. Amerged verstrekt proportioneel bewijs van maatregelen en herstel volgens de informatie- en auditbepalingen van de DPA. Een gedocumenteerde dienstspecifieke regeling kan deze maatregelen versterken; wijzigingen behouden de dwingende bescherming van de DPA.