1. Wie wij zijn en waarop deze verklaring ziet
Amerged B.V. ("amerged", "wij" of "ons") is gevestigd aan Op de Smelen 1, 5863 BN Blitterswijck, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42154221, met btw-identificatienummer NL869953308B01.
Deze verklaring beschrijft de verwerking waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn: bezoek aan amerged.com, zakelijke aanvragen, contacten met klanten en leveranciers, contract- en factuuradministratie en het beheer en de beveiliging van onze dienstverlening. Onze diensten richten zich op zakelijke klanten en omvatten AI- en automatiseringsprojecten, softwareontwikkeling, training en overeengekomen hosting en beheer.
Persoonsgegevens in bestanden, prompts, koppelingen of andere klantinhoud verwerken wij doorgaans namens de klant. De klant bepaalt daarvoor het doel en de grondslag. Daarop zijn onze verwerkersovereenkomst (DPA), de opdracht en de privacyinformatie van die klant van toepassing. Deze verklaring geeft ons geen zelfstandig recht om klantinhoud voor andere doeleinden te gebruiken. Voor afzonderlijke producten kunnen eigen privacyverklaringen gelden; een verwijzing naar een ander product maakt deze verklaring niet automatisch op dat product van toepassing.
2. Contact voor privacyvragen
Gebruik ons contactformulier voor privacyvragen of verzoeken over uw persoonsgegevens. U kunt ook schrijven aan Amerged B.V., ter attentie van Privacy, Op de Smelen 1, 5863 BN Blitterswijck, Nederland. Bestaande klanten en hun contactpersonen kunnen ook het contactkanaal en de contactpersoon gebruiken die in hun overeenkomst of lopende correspondentie zijn aangewezen. Vermeld op welke dienst, relatie of verwerking uw verzoek betrekking heeft. Het gebruik van een ander contactkanaal doet geen afbreuk aan uw wettelijke rechten wanneer uw verzoek ons bereikt.
Voor persoonsgegevens die wij uitsluitend namens een klant verwerken, kunt u zich het beste tot die klant richten. Ontvangen wij zo'n verzoek rechtstreeks, dan ondersteunen wij de bevoegde klant bij de afhandeling en geven wij het verzoek zo nodig door.
3. Welke gegevens wij ontvangen
Afhankelijk van uw interactie verwerken wij de gegevens die daarvoor nodig zijn:
- Zakelijke contactgegevens: naam, organisatie, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, correspondentieadres en de inhoud van daadwerkelijk aan ons gestuurde berichten.
- Relatie- en administratiegegevens: offertes, afspraken, bestellingen, factuurgegevens, btw-gegevens, betalingsstatus, contacthistorie en gegevens die nodig zijn voor ondersteuning of het vastleggen van beslissingen.
- Dienst- en toegangsgegevens: bij een overeengekomen account of beheerde dienst bijvoorbeeld gebruikersidentificatie, bevoegdheden, aanmeldgebeurtenissen, configuratie en relevante supportinformatie.
- Technische gegevens: bij website- of dienstgebruik bijvoorbeeld IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browser- en apparaatgegevens, foutmeldingen en beveiligingsgebeurtenissen. De omvang hangt af van de betrokken dienst en ingestelde beveiligingsfuncties.
Wij ontvangen gegevens van u, van uw werkgever of een andere bevoegde contactpersoon, en uit het gebruik van onze website of diensten. Waar relevant gebruiken wij openbare bedrijfs- of registergegevens om zakelijke gegevens te controleren. Wij verzamelen niet standaard bijzondere persoonsgegevens, volledige identiteitsdocumenten of gegevens over minderjarigen. Stuur dergelijke gegevens alleen wanneer dit vooraf is afgesproken en noodzakelijk is voor de betreffende dienst.
4. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Aanvragen beantwoorden, offertes voorbereiden en een zakelijke relatie onderhouden | Ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en dienstverlening. Voor precontractuele stappen op verzoek van een natuurlijke persoon die zelf contractspartij wordt: uitvoering van die stappen. |
| Een overeenkomst uitvoeren en accounts, ondersteuning of trainingen beheren | Uitvoering van de overeenkomst wanneer u zelf als natuurlijke persoon partij bent. Voor medewerkers en vertegenwoordigers van een zakelijke klant: ons gerechtvaardigd belang en dat van de klant bij de uitvoering van de zakelijke relatie. |
| Factureren en de wettelijk vereiste administratie voeren | Wettelijke verplichtingen, aangevuld met ons gerechtvaardigd belang bij correcte financiële administratie en inning. |
| Website en diensten leveren, storingen oplossen en misbruik, fraude of aanvallen voorkomen | Ons gerechtvaardigd belang bij veilige, betrouwbare en beschikbare systemen en, waar toepasselijk, wettelijke beveiligingsverplichtingen. |
| Verzoeken om rechten behandelen en rechtsvorderingen vaststellen, uitoefenen of verdedigen | Wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang bij bescherming van rechten. |
| Een afzonderlijk aangeboden, vrijwillige verwerking waarvoor toestemming vereist is | Uw voorafgaande, specifieke toestemming; het betreffende verzoek legt het doel en de gevolgen uit. |
Bij gerechtvaardigde belangen wegen wij de noodzaak af tegen uw belangen en privacyrechten. Wij beperken de gegevens en toegang tot wat redelijkerwijs nodig is. U kunt bezwaar maken; zie artikel 10. Deze verklaring verleent geen toestemming voor nieuwsbrieven, advertentietracking of het trainen van algemene AI-modellen op uw gegevens. Voor een verwerking die toestemming vereist, vragen wij die afzonderlijk.
Als noodzakelijke contact-, contract- of factuurgegevens ontbreken, kunnen wij mogelijk geen offerte, toegang of dienst leveren. Andere gegevens zijn vrijwillig, tenzij bij de betreffende vraag anders wordt uitgelegd.
5. Het contactformulier, PDF-bestanden en browseropslag
Wanneer u het contactformulier verstuurt, ontvangen wij uw naam, e-mailadres, gekozen dienst en bericht om uw aanvraag te behandelen. Het formulier verzendt deze gegevens via de mailgateway van ohmyho.st naar ons Google-e-mailpostvak. De gegevens worden dus daadwerkelijk aan amerged en de betrokken e-maildienstverleners doorgegeven. Het versturen is geen inschrijving voor marketing. Voeg alleen gegevens toe die nodig zijn voor uw vraag; stuur geen wachtwoorden, bijzondere persoonsgegevens of klantbestanden via het algemene formulier.
De website onthoudt met de lokale browserinstelling amerged-cookie-note dat u de melding over technische opslag heeft gesloten. Deze instelling bevat alleen de bevestiging en blijft aanwezig totdat u uw browseropslag verwijdert of de browser deze opruimt. U kunt deze opslag via uw browser verwijderen of blokkeren.
De huidige website bevat geen door ons geplaatste advertentiepixels of bezoekersanalytics. Cloudflare kan, afhankelijk van de ingeschakelde beveiligingsfuncties, technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare middelen inzetten om verkeer te beoordelen en misbruik te voorkomen. Een gesloten melding is geen toestemming voor optionele tracking. Als wij later niet-noodzakelijke opslag toevoegen, verstrekken wij vooraf aanvullende informatie en vragen wij toestemming waar dat vereist is.
De PDF-versies van onze juridische documenten worden bij het downloaden lokaal in uw browser gemaakt; daarvoor wordt geen document naar een externe conversiedienst gestuurd. Het opvragen van de pagina en de benodigde websitebestanden veroorzaakt wel normaal technisch websiteverkeer.
6. Ontvangers en infrastructuur
Toegang binnen amerged is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Voor dienstverlening schakelen wij infrastructuurleveranciers in, met passende afspraken over hun rol en de verwerking.
De kernomgeving voor gehoste klantdiensten gebruikt Contabo GmbH in München, Duitsland, tenzij in de opdracht uitdrukkelijk een andere omgeving is overeengekomen. Cloudflare, Inc. levert netwerk- en beschermingsdiensten. De publieke website wordt daarnaast via Cloudflare's edge-infrastructuur geleverd, met ohmyho.st als door Amerged B.V. zelf beheerde dienst. ohmyho.st is in deze context geen afzonderlijke externe rechtspersoon. Cloudflare kan verzoek- en verkeersgegevens verwerken en, wanneer het verkeer daar wordt ontsleuteld, de inhoud van die verzoeken.
Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten) verzorgt de verzending van contactformulierberichten vanuit de ohmyho.st-mailgateway naar ons Google-postvak. Daarbij worden afzender- en ontvangergegevens, het bericht en bezorgmetadata verwerkt. De door Amerged B.V. beheerde gateway en het Google-postvak nemen de afzonderlijke rol van Resend en diens verdere verwerkers niet weg; verwerking buiten de EER is mogelijk.
orq.ai is optioneel. Voor overeengekomen AI-diensten gebruikt amerged via orq.ai modellen die voldoen aan de toepasselijke EU AI Act-verplichtingen, op in de EU gehoste infrastructuur; de modeluitvoering vindt in de EU plaats. Deze toezegging betreft de geselecteerde modellen en de overeengekomen uitvoering. De opdracht legt de betrokken entiteit, modellen, endpoints, logging, bewaartermijnen en toegestane uitwijkroutes binnen de EU vast. Wij beoordelen afzonderlijk welke verwerking nodig is voor ondersteuning en telemetrie en welke verdere dienstverleners daarbij betrokken zijn. Wij geven geen algemene garantie over trainingsgebruik door een niet-gespecificeerde modelaanbieder. De toegestane verwerking wordt vóór activering vastgesteld.
Google levert onze zakelijke e-mail en de e-mailomgeving voor support. Het betreft de door ons gecontracteerde Google-e-mail-/cloudmaildienst; de precieze dienst en contracterende entiteit volgen uit het accountcontract. Volgens Google's huidige entiteitenoverzicht is Google Cloud EMEA Limited in Ierland doorgaans de contractpartij voor Nederlandse Google Workspace- en Cloud-accounts. E-mailadressen, berichtinhoud, eventuele bijlagen en bezorg- en beveiligingsmetadata worden verwerkt om correspondentie te ontvangen, op te slaan en te beantwoorden. Een Europees account garandeert geen uitsluitend Europese verwerking. Voor persoonsgegevens die wij in supportberichten namens een klant verwerken, gelden de DPA en de afspraken over het toegestane supportkanaal.
Het algemene contactformulier en gewone supportmail zijn bestemd voor administratieve communicatie en probleemomschrijvingen. Stuur geen productiegegevens of bestanden met persoonsgegevens van uw eigen klanten mee, tenzij vooraf een geschikt supportkanaal is afgesproken. Als Google voor dergelijke klantinhoud als subverwerker wordt gebruikt, moeten de afgesproken werkwijze en verwijderinstellingen de DPA-termijnen daadwerkelijk ondersteunen; een algemene leverancierstermijn verlengt die termijnen niet.
Revolut Business gebruiken wij voor facturen en de bijbehorende betalingsadministratie. Dit kan naam, zakelijke contactgegevens, factuuradres, factuurregels, betalingsreferenties en transactiestatus omvatten. Voor eigen financiële, wettelijke en fraudebestrijdingsdoeleinden is Revolut zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; de Nederlandse privacyinformatie noemt Revolut Bank UAB als primaire verantwoordelijke in de EER. Voor functies die uitsluitend namens ons factuurgegevens verwerken, hangt de rol af van de toepasselijke dienstvoorwaarden. Revolut is daardoor niet automatisch subverwerker van inhoud in onze klantapplicaties. De daadwerkelijk gebruikte Revolut-entiteit volgt uit ons accountcontract.
De lijst van subverwerkers geeft de relevante leveranciers, e-mailketen en hun functies weer. Voor administratieve persoonsgegevens kunnen ook professionele adviseurs, bevoegde autoriteiten, banken of partijen betrokken bij een concrete juridische procedure ontvangers zijn, voor zover noodzakelijk en met een geldige grondslag. Zij kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij verkopen persoonsgegevens niet. Links naar externe websites leiden naar diensten waarvoor de eigen privacyinformatie geldt.
7. Verwerking buiten de EER
Kernhosting in Duitsland betekent niet dat ieder netwerkverzoek of elke ondersteunende verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijft. Cloudflare en onze e-maildienstverleners gebruiken internationale infrastructuur; Revolut kan eveneens buiten de EER verwerken voor zijn financiële dienstverlening. Onze toezegging dat LLM-uitvoering via orq.ai in de EU plaatsvindt, strekt zich niet automatisch uit tot deze afzonderlijke netwerk-, e-mail- en administratieve verwerkingen. Ondersteuning, telemetrie en verdere ontvangers binnen een AI-keten worden afzonderlijk beoordeeld.
Bij doorgifte buiten de EER zorgen wij voor een toepasselijke grondslag onder hoofdstuk V AVG: bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen (SCC's), met aanvullende maatregelen wanneer dat nodig is. Een beroep op het EU–VS Data Privacy Framework is alleen mogelijk als de specifieke ontvanger actief gecertificeerd is en de betreffende verwerking onder die certificering valt. Een vestigingsadres in de EU is op zichzelf geen doorgiftewaarborg.
U kunt via het contact in artikel 2 informatie vragen over de relevante ontvangers, landen en waarborgen, en een kopie van toepasselijke waarborgen ontvangen. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie of gegevens van anderen kunnen daarbij worden afgeschermd. Zie ook onze SCC-informatie.
8. Bewaartermijnen en verwijdering
Wij hanteren de volgende uitgangspunten en wissen of anonimiseren gegevens zodra de relevante termijn en het doel eindigen:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Zakelijke aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden | Tot 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact. |
| Operationele contact- en supportgegevens | Tijdens de relatie en daarna maximaal 24 maanden, behalve stukken die nodig zijn voor wettelijke administratie of een concrete rechtsvordering. |
| Facturen en fiscale basisadministratie | In beginsel 7 jaar na het einde van het relevante boekjaar. Voor gegevens die langer actueel blijven, begint de wettelijke termijn pas wanneer zij hun actuele betekenis verliezen. Een wettelijk voorgeschreven termijn van 10 jaar geldt uitsluitend voor de betreffende categorieën. |
| Beveiligings- en toegangslogs onder ons beheer | Maximaal 180 dagen, tenzij relevante onderdelen nodig zijn voor onderzoek naar een concreet incident of voor een wettelijke verplichting. |
| Klantinhoud die wij als verwerker beheren | Tijdens de opdracht. Na beëindiging: 30 dagen voor export of teruggave, daarna verwijdering uit actieve systemen binnen de volgende 30 dagen, dus uiterlijk 60 dagen na beëindiging. Resterende back-ups vervallen binnen 90 dagen na actieve verwijdering, dus uiterlijk 150 dagen na beëindiging. |
De termijn van 180 dagen geldt voor beveiligingslogs waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, op de grondslag beschreven in artikel 4. Bevatten logs persoonsgegevens van klanten die wij op instructie verwerken, dan gaan de kortere verwijdertermijnen na beëindiging uit de DPA voor.
Voor klantinhoud kunnen een kortere overeengekomen termijn of een rechtsgeldige verwijderinstructie gelden overeenkomstig de DPA. Tijdens de uitloop wordt klantinhoud niet voor nieuwe dienstverlening gebruikt. Back-ups zijn bestemd voor herstel, worden niet voor gewone verwerking geraadpleegd en krijgen bij herstel opnieuw de toepasselijke verwijderingen.
Een wettelijke bewaarplicht of concrete, gedocumenteerde noodzaak om een geschil te behandelen kan voor de strikt benodigde gegevens een langere termijn rechtvaardigen. Die uitzondering geldt niet automatisch voor een volledig account, alle klantinhoud of alle back-ups. Gegevens worden dan afgescheiden of in gebruik beperkt en na het einde van de noodzaak verwijderd. Voor gegevens die een leverancier voor eigen wettelijke doeleinden verwerkt, geldt diens eigen verantwoordelijkheid en informatieplicht.
9. Beveiliging en AI-verwerking
Wij richten technische en organisatorische maatregelen in op de aard van de gegevens en de risico's van de dienst. De overeengekomen maatregelen staan in onze TOMs en, waar van toepassing, in de opdracht. Die maatregelen vormen geen verklaring dat ieder project over dezelfde configuratie of een onafhankelijke certificering beschikt.
Wij gebruiken de in deze verklaring beschreven administratieve gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u. AI-functionaliteit die wij namens een klant bouwen of beheren, valt onder de instructies en informatieverplichtingen van die klant. De aanwezigheid van AI in een project verleent geen toestemming voor onverenigbaar hergebruik van persoonsgegevens.
10. Uw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG kunt u inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid vragen. Overdraagbaarheid geldt in het bijzonder voor gegevens die u heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst verwerken. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen; wij stoppen dan tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden of een noodzakelijke rechtsvordering kunnen aantonen. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.
Waar verwerking berust op toestemming, kunt u deze op ieder moment intrekken. Dat verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet. Wij kunnen proportionele informatie vragen om uw identiteit te controleren, zonder standaard een volledige kopie van een identiteitsdocument te verlangen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan de wettelijke termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u dan binnen de eerste maand over de reden.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de bevoegde toezichthouder in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. U hoeft niet eerst onze interne procedure te doorlopen.
11. Wijzigingen en taal
De hierboven vermelde versieaanduiding identificeert deze documentversie. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier; waar vereist vragen wij opnieuw toestemming. Een nieuwe verklaring maakt een eerder onrechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht rechtmatig.
De Nederlandse tekst is de hoofdversie. Engelse en Duitse vertalingen zijn beschikbaar voor toegankelijkheid. Bij een verschil is de Nederlandse tekst het uitgangspunt, zonder beperking van dwingende privacyrechten of informatieverplichtingen. De webpagina en de downloadbare PDF worden uit dezelfde bron gemaakt.