1. Status, Geltung und Verantwortlichkeiten
Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) bilden Anlage II des Auftragsverarbeitungsvertrags von Amerged B.V., Op de Smelen 1, 5863 BN Blitterswijck, Niederlande, Handelskammernummer 42154221, USt-IdNr. NL869953308B01. Sie bestimmen die Mindestmaßnahmen, die Amerged für Leistungen und personenbezogene Kundendaten in ihrem Verantwortungsbereich unterhalten muss. Sie werden mit Einbeziehung in einen angenommenen Vertrag verbindlich; dieses Dokument ist kein unabhängiger Prüfbericht und keine Aussage, Amerged sei zertifiziert.
Die Maßnahmen sind entsprechend den Verarbeitungsrisiken und dem Umfang der verwalteten Leistung anzuwenden. Der Auftrag benennt kundenseitig betriebene Komponenten und zusätzliche Anforderungen. Kundenseitiger Betrieb beseitigt Amergeds Pflichten für eigene Verarbeitung nicht. Maßgeblich ist die niederländische Fassung; Englisch und Deutsch sind Übersetzungen. Maßnahmen dürfen verbessert oder ersetzt werden, ohne den insgesamt vereinbarten Schutz zu verringern.
2. Organisation und Vertraulichkeit
Amerged ordnet Verantwortlichkeiten für Dienstsicherheit, Datenschutzkoordination und Vorfallbearbeitung zu. Sie unterhält eine angemessene Übersicht relevanter Systeme, Datenflüsse, Anbieter und Administrationsaufgaben. Zugriffsberechtigtes Personal wird zur Vertraulichkeit verpflichtet und erhält bei Aufnahme der Tätigkeit sowie mindestens jährlich dokumentierte Unterweisungen zu Datenschutz, sicherem Umgang, Phishing, verdächtigen Aktivitäten und Eskalation von Vorfällen.
Änderungen mit Bezug zu personenbezogenen Daten werden vor Freigabe auf Sicherheits- und Datenschutzfolgen betrachtet. Verarbeitungen mit hohem Risiko und zusätzliche Maßnahmen werden vor Aktivierung behandelt. Amerged überprüft die Eignung dieser Maßnahmen mindestens jährlich sowie nach wesentlichen Änderungen oder erheblichen Vorfällen. Bewertungen und erforderliche Korrekturen werden dokumentiert. Externe Zertifizierung oder Prüfung ist nur geschuldet, wenn gesondert vereinbart oder gesetzlich verlangt.
3. Physischer Schutz und Arbeitsumgebung
Bei selbst betriebener Infrastruktur beschränkt Amerged physischen Zugang auf berechtigte Personen und schützt Geräte gegen Verlust und unbefugte Nutzung. Für Hosting wählt sie Anbieter mit kontrolliertem Zutritt zu Gebäuden und Serverräumen, Besucherregistrierung oder Begleitung, angemessenem Brand- und Umgebungsschutz sowie Vorkehrungen zur Stromversorgung. Amerged bewertet relevante Vertragsinformationen und Schutzmaßnahmen; dies sind Anforderungen an Infrastrukturanbieter und keine Aussage, dass Amerged ein eigenes Rechenzentrum betreibt.
Geräte für administrative Zugriffe verwenden unterstützte Betriebssysteme, Sicherheitsupdates, Bildschirmsperren und Geräteverschlüsselung, sofern sie personenbezogene Kundendaten oder Zugangsdaten speichern. Personal vermeidet Kopien auf unverwaltete Privatgeräte. Erforderliche Papierunterlagen werden zugriffsgeschützt aufbewahrt und nach Zweckfortfall sicher vernichtet. Fernarbeit erfolgt mit geschützten Geräten und verschlüsselten Verbindungen.
4. Identitäts- und Zugriffsverwaltung
Amerged nutzt individuelle Konten, soweit unterstützt, und vergibt Rechte nach Rollen und dem Erforderlichkeitsprinzip. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten werden vermieden; technisch notwendige Dienstkonten erhalten einen definierten Zweck, kontrollierten Zugang und einen verantwortlichen Eigentümer. Administrativer Zugang nutzt Mehrfaktorauthentifizierung, soweit unterstützt. Fehlt diese Möglichkeit, wird der Zugriff durch ergänzende Maßnahmen eingeschränkt, etwa einen geschützten Administrationszugang, schlüsselbasierte Authentifizierung und Netzwerkbeschränkungen.
Zugriff benötigt Genehmigung, wird regelmäßig überprüft und bei Ausscheiden oder Aufgabenwechsel unverzüglich entzogen. Vergabe, Änderung und Entzug relevanter Berechtigungen sind nachvollziehbar. Erhöhte Rechte bleiben auf erforderliche Aufgaben begrenzt. Passwörter erfüllen angemessene Stärkeanforderungen; wiederholte fehlgeschlagene Anmeldungen führen zu einer geeigneten Begrenzung der Anmeldeversuche oder einer vorübergehenden Sperre. Passwörter und Schlüssel werden gegen Offenlegung geschützt; von Amerged verwaltete Anwendungspasswörter werden mit geeigneten Einweg-Hashverfahren gespeichert. Vermutlich kompromittierte Zugangsdaten werden unverzüglich widerrufen oder ausgetauscht.
5. Transport, Speicherung und Geheimnisse
Amerged schützt personenbezogene Daten bei Übertragung über öffentliche Netze mit aktuellen unterstützten TLS-Konfigurationen oder gleichwertig verschlüsselten Kanälen. Auch Verbindungen zwischen schützender Edge-Infrastruktur und Anwendungsursprung werden mit Zertifikatsprüfung verschlüsselt. Administrative Verbindungen verwenden verschlüsselte Protokolle; unverschlüsselte Fernadministration wird nicht aktiviert.
Gespeicherte Kundeninhalte und Back-ups als Bestandteil der verwalteten Leistung werden mit etablierten, zur Speicherebene passenden kryptografischen Verfahren verschlüsselt. Schlüssel und Geheimnisse werden getrennt von öffentlich zugänglichen Inhalten und Quellcodeablagen verwaltet; Zugang erhalten ausschließlich erforderliche Systeme und Administratoren. Geheimnisse werden nicht in gewöhnliche Protokolle aufgenommen. Schlüsselsicherung, Austausch und Widerruf richten sich nach Risiko und Leistungsanforderungen. Verschlüsselung ersetzt weder Zugriffskontrollen noch rechtmäßige Übermittlungsgarantien.
6. Trennung, Minimierung und Anwendungsschutz
Kundendaten werden durch zur Leistung passende Berechtigungsgrenzen logisch getrennt. Produktion und Entwicklung werden getrennt; personenbezogene Produktionsdaten werden nicht ohne dokumentierte Notwendigkeit und geeignete Beschränkungen in Tests kopiert. Testdaten sollen vorzugsweise synthetisch oder anonymisiert sein.
Amerged begrenzt Erhebung und Speicherung auf den Bedarf der angewiesenen Leistung und nutzt Pseudonymisierung, soweit sie mit dem Zweck vereinbar und technisch geeignet ist. Schnittstellen validieren relevante Eingaben und prüfen Berechtigungen vor Offenlegung oder Änderung von Kundendatensätzen. Öffentliche Ressourcen stellen nur vorgesehene Informationen bereit. Vorübergehende Exporte und Diagnosekopien werden zugriffsbeschränkt und nach Zweckerfüllung entfernt. Vom Kunden gewählte Integrationen erhalten nur die für den genehmigten Workflow notwendigen Inhalte.
7. Netzwerkschutz und Schwachstellen
Kernhosting wird entsprechend der vereinbarten Bereitstellungsspezifikation auf Contabo-Infrastruktur in München eingerichtet. Internetzugängliche Dienste schützt Cloudflare; seine Edge-Verarbeitung wird nicht als ausschließlich europäisch dargestellt. Administrationsendpunkte werden nur eingeschränkt zugänglich gemacht. Firewall- und Dienstkonfigurationen begrenzen Netzwerkzugriffe auf erforderliche Funktionen.
Amerged führt eine Übersicht relevanter Software und installiert unterstützte Sicherheitsupdates. Schwachstellen werden nach Schwere, Erreichbarkeit, Hinweisen auf Ausnutzung und geschäftlichen Auswirkungen bewertet und priorisiert. Dringliche Risiken werden unverzüglich reduziert, gegebenenfalls durch vorübergehende Einschränkungen, falls ein sofortiges Update nicht möglich ist. Wesentliche Aktualisierungen erhalten angemessene Prüfungen und einen Wiederherstellungs- oder Rücksetzansatz. Eine einheitliche Updatefrist oder Garantie, alle Schwachstellen verhindern zu können, wird nicht begründet.
8. Protokollierung und Erkennung
Amerged erfasst in angemessenem Umfang wichtige administrative Aktionen, Authentifizierungsereignisse, Betriebsfehler und relevante Sicherheitsereignisse, soweit die Leistung dies unterstützt. Protokolle unterstützen Untersuchungen, ohne unnötig Kundeninhalte, Zugangsdaten oder vollständige Prompts aufzunehmen. Protokollzugriff wird beschränkt und die Integrität gegen unbefugte Änderung geschützt.
Relevante Warnungen und ungewöhnliche Aktivitäten werden nach Dienstrisiko und Betriebsvereinbarungen bewertet. Gewöhnliche Sicherheits- und Betriebsprotokolle werden höchstens 180 Tage ab Erstellung aufbewahrt. Frühere Löschpflichten nach Leistungsende und kürzere Vereinbarungen gehen gegebenenfalls vor. Längere Aufbewahrung erfordert eine dokumentierte Rechtsgrundlage oder einen konkret gerechtfertigten Vorfallzweck, beschränkten Zugriff und regelmäßige Prüfung; sie ist nicht der Standard.
9. Back-ups, Verfügbarkeit und Wiederherstellung
Für verwaltete dauerhaft gespeicherte Kundendaten richtet Amerged mindestens tägliche Back-ups ein, sofern der Auftrag keinen anderen angemessenen Rhythmus vorsieht. Back-ups werden verschlüsselt, zugriffsbeschränkt und ausreichend von Primärdaten getrennt, um das Risiko eines einzelnen Betriebsausfalls zu mindern. Standort und Aufbewahrung werden festgehalten; geografische Trennung darf keine ungenehmigte Übermittlung bewirken.
Amerged hält Wiederherstellungsanweisungen vor und testet die Wiederherstellung mindestens jährlich sowie nach wesentlichen Änderungen der Wiederherstellbarkeit. Ergebnisse und erforderliche Verbesserungen werden dokumentiert. Sicherungsfehler werden nach Auswirkung untersucht und behoben. Diese Pflichten begründen weder einen festen Wiederherstellungspunkt noch eine feste Wiederherstellungszeit, ununterbrochene Verfügbarkeit oder Servicegutschriften; hierfür ist ein ausdrückliches SLA erforderlich. Kritische Wiederherstellungsanforderungen teilt der Kunde vor Vertragsschluss mit.
10. Vorfälle und Kontinuität
Amerged unterhält ein Verfahren zur Erkennung, Eskalation, Begrenzung, Untersuchung und Behebung von Sicherheitsvorfällen. Relevante Nachweise und wesentliche Entscheidungen werden gesichert beziehungsweise dokumentiert. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Kundendaten wird nach Kenntniserlangung ohne unangemessene Verzögerung gemeldet, mit dem operativen Ziel einer Erstmitteilung innerhalb von 48 Stunden. Dieses Ziel rechtfertigt niemals das Aufschieben einer früher möglichen Mitteilung.
Informationen können im Untersuchungsverlauf ergänzt werden. Amerged unterstützt rechtmäßige Reaktions- und Meldeaktivitäten des Kunden, überprüft erhebliche Vorfälle und beseitigt erkannte Schwächen. Kontinuitätsvorkehrungen umfassen Zugang zu wesentlichen Wiederherstellungsinformationen und verantwortlichen Kontakten. Kommunikation erfolgt über den vertraglichen Ansprechpartner des Kunden. Kunden können Amerged über das Kontaktformular erreichen; sensible Einzelheiten werden über einen vereinbarten sicheren Kanal ausgetauscht. Post kann alternativ mit dem Zusatz „Datenschutz“ an die Anschrift in Abschnitt 1 geschickt werden.
11. Anbieter und optionale KI-Verarbeitung
Amerged bewertet beauftragte Verarbeiter, schließt geeignete Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und pflegt die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Schutzmaßnahmen der Anbieter werden mindestens jährlich und nach wesentlichen Änderungen anhand angemessener Dokumentation oder anderer geeigneter Kontrollen überprüft. Hostingmaßnahmen werden zusammen mit eigenen Anwendungs- und Betriebskontrollen betrachtet. Zusicherungen von Anbietern werden nicht als Zertifizierungen von Amerged selbst dargestellt.
Für ausdrücklich beauftragte KI-Dienste setzt Amerged AI-Act-konforme Modelle über Orq.ai auf in der EU gehosteter Infrastruktur mit Inferenz innerhalb der EU ein. Vor Aktivierung prüft und dokumentiert sie die Anforderungen für das ausgewählte Modell, dessen Anbieter, Amergeds Rolle und den vereinbarten Anwendungsfall, einschließlich relevanter Anbieterunterlagen und erforderlicher Transparenz, Aufsicht oder Nutzungsbeschränkungen. Diese Zusage gilt für die für den beauftragten Dienst freigegebenen Modelle, nicht für jedes Modell im Katalog von Orq.ai. Amerged konfiguriert und dokumentiert EU-Endpunkte und EU-Ausweichrouten, minimiert übermittelte Inhalte und beschränkt die Protokollierung von Prompts und Antworten. Aufbewahrung, Zugriff durch Modellanbieter und weitere Anbieter werden vor Aktivierung bewertet. Personenbezogene Kundendaten werden nicht zum Training allgemein einsetzbarer Modelle verwendet. Wesentliche Modell- oder Anwendungsänderungen lösen eine erneute Bewertung aus. Eine Abweichung von der vereinbarten EU-Inferenz erfordert eine ausdrückliche, von beiden Parteien angenommene Änderung des betreffenden Auftrags; eine gewöhnliche Verarbeitungsweisung allein genügt nicht. Gesondert erlaubte Support- oder Telemetrieübermittlungen unterliegen weiterhin den anwendbaren Übermittlungsgarantien und erlauben keine Inferenz außerhalb der EU.
12. Aufbewahrung, Löschung und Nachweise
Amerged unterhält Verfahren für Rückgabe und sichere Löschung. Sofern keine frühere Löschung angewiesen wird, erhält der Kunde nach Leistungsende 30 Tage zum Export. Aktive Kundendaten werden innerhalb der folgenden 30 Tage und spätestens an Tag 60 gelöscht. Back-up-Kopien werden innerhalb von 90 Tagen nach aktiver Löschung und spätestens an Tag 150 nach Leistungsende entfernt. Restkopien bleiben auf Wiederherstellung oder Sicherheit beschränkt; Löschweisungen werden nach Wiederherstellung erneut angewandt.
Gesetzlich notwendige Aufbewahrung wird begrenzt, dokumentiert und isoliert. Unterlagen für eigene Rechtsansprüche benötigen eine gesonderte rechtmäßige Grundlage und rechtfertigen keine allgemeine Aufbewahrung von Kundeninhalten. Amerged stellt angemessene Nachweise über Maßnahmen und Abhilfe nach den Informations- und Prüfbestimmungen des DPA bereit. Eine dokumentierte dienstspezifische Regelung kann diese Maßnahmen verstärken; Änderungen erhalten den zwingenden Schutz des DPA.